لزوم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در دنیای امروز چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه یکپارچه نمودن تمامی اطلاعات، گردش نامه ها، مکاتبات و نیز دستورالعمل ها را در یک سازمان ایفا می نماید. بدین ترتیب سیستمی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.
تأثیرات و مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری :
- بایگانی و مدیریت امور دفتری در بستر امن نرم افزاری و شبکه
- امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر : ایمیل، فکس و پیام کوتاه
- عدم نیاز به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات
- رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
- از بین نرفتن اسناد و مدارک در حوادث غیر مترفبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و …
- افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری
- استفاده از کارتابل روزانه، هفتگی، ماهیانه و الکترونیکی پرسنل برای اعمال کنترل بهتر بر عملکرد آن ها
- پیگیری و گزارش گیری سریع و به موقع مراجعه کنندگان
- ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
- اطلاع رسانی سریع به اعضا
- ارائه گزارش روزانه از فعالیت سازمانی به مدیران ارشد
- سادگی و سهولت اداره امور برای کارمندان و مدیران
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری منطق :
- دبیرخانه شامل : ( – تعریف اشخاص، سازمانها و واحدهای طرف مکاتبه -ثبت خودکار شماره اندیکاتور (دبیرخانه) با امکان تعیین پیشوند و پسوند برای شماره دبیرخانه -امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف، پیرو و …) با قابلیت ثبت جواب برای نامه ها -امکان تهیه الگو (قالب) از هر نوع نامه و جستجوی دقیق نامه ها -امکان ثبت نامههای داخلی، وارده یا صادره و بایگانی و ارجاع نامهها به کارتابل کاربران دیگر و با قابلیت پیگیری نامه ها -امکان نمایش گردش نامه ها و گردش ارجاع بصورت درختی امکان)
- وظایف شامل: ( -تعریف لیست وظایف برای هر پرسنل -امکان یادداشت گذاری و ارجاع وظایف به پرسنل )
- جلسات شامل : (- امکان تعریف قرارهای ملاقات، همایش و جلسات با امکان هشدار در زمان مقرر -امکان ثبت مصوبات جلسه، پیوست مستندات مربوطه در جلسه و تنظیم صورت جلسه)
- کارتابل شامل : ( استفاده از کارتابل باعث یکپارچه سازی اطلاعات و اشتراک گذاری آسان آنها بین واحدهای مختلف سازمان میشود. این امر ضمن جلوگیری از انجام کارهای تکراری منجر به کاهش هزینه های سازمانی، افزایش قدرت رقابتی سازمان، سرعت پاسخگویی به نیاز مشتریان و در نتیجه رضایت هر چه بیشتر آنها را به دنبال دارد.
- بایگانی اسناد شامل: ( امکان ذخیره پرونده های عمومی و شخصی(انواع مدارک، اسناد، عکس های پرسنلی و …) به صورت فایلهای تصویری و غیرتصویری )
