لزوم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در دنیای امروز چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه یکپارچه نمودن تمامی اطلاعات، گردش نامه ها، مکاتبات و نیز دستورالعمل ها را در یک سازمان ایفا می نماید. بدین ترتیب سیستمی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.

تأثیرات و مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری :

•  بایگانی و مدیریت امور دفتری در بستر امن نرم افزاری و شبکه
• امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر : ایمیل، فکس و پیام کوتاه
• عدم نیاز به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم
• رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
• از بین نرفتن اسناد و مدارک در حوادث غیر مترفبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و …
• افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری
• استفاده از کارتابل روزانه، هفتگی، ماهیانه و الکترونیکی پرسنل برای اعمال کنترل بهتر بر عملکرد آن ها
• پیگیری و گزارش گیری سریع و به موقع مراجعه کنندگان
• ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
• اطلاع رسانی سریع به اعضا
• ارائه گزارش روزانه از فعالیت سازمانی به مدیران ارشد
•  سادگی و سهولت اداره امور برای کارمندان و مدیران

مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان ها چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است :

• به هدر رفتن نیروی انسانی بسیار زیاد برای نگهداری و انجام سیستم دستی
• ثبت مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه­ ها بین واحد های مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس
• تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران
• امضا، ثبت و خروج نامه زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف
• امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها
• استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی
• اختصاص فضای زیادی برای نگهداری فیزیکی نامه، مکاتبات و پرونده ها
• طولانی شدن فرآیند جستجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها
• هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آن ها
• هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود
• امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آن ها عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل عدم امکان گزارش­گیری از فعالیت­های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل

محصولات مرتبط