امروزه انواع مختلفی از سیستم های اطلاعاتی مدیریتی، جهت نیل به اهداف گوناگون _از قبیل: تسهیل ارتباطات، تسریع و تسهیل روند گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش گیری های مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرم افزارهای رایانه ای، تصمیم گیری های دوره ای یا کلان و …_ مورد استفاده قرار میگیرند.

از مهم ترین اهداف طراحی نرم افزار، حرکت به سمت دولت الکترونیک در حوزه اصناف می باشد.

گردآوری صحیح اطلاعات و از آن مهم تر طبقه بندی اصولی و سیستمی آن ها، علاوه بر اینکه ذخیره سازی ماندگار و اصولی داده ها را ممکن می سازد؛ روند گزارش گیری در کوتاه ترین زمان را نیز تسریع بخشیده و به راحتی می توان آن ها را در اختیار مدیران، کارشناسان و کارکنان قرار داد.

مکانیزه کردن مراحل صدور پروانه کسب و در نتیجه بالارفتن دقت سیستم، منجر به کم شدن تعداد دفعات مراجعه افراد به اتحادیه و در نتیجه خروجی بهتر و مناسب تر از اتحادیه می شود.

اشتراک گذاری اسناد، جستجو و طبقه بندی آن ها و … به صورت الکترونیکی ضمن ساده سازی دسترسی به آنها و کاهش خطر نابودی این اسناد ، هزینه های مربوط به تهیه نسخه های کاغذی و نگه داری در چند فضا را نیز کاهش می دهد.

امروزه با توجه به افزایش هزینه های جاری و نیروی انسانی اتحادیه ها، این نرم افزار می تواند پس از راه اندازی و استقرار در محل، تأثیر بسزایی در کاهش هزینه های اتحادیه داشته باشد.

 

از جمله امکانات و قابلیت های دبیرخانه به شرح زیر است :

  • تعریف سازمان
  • تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از : اشخاص، واحد ها (شرکت ها، ادارات) و …
  • امکان ثبت نامه و پاسخ دهی با همان شماره دبیرخانه (اندیکاتور)
  • ثبت کلیه مشخصات نامه های داخلی، وارده و صادره اعم از : نوع نامه، طبقه بندی نامه، نحوه دریافت نامه، درجه اهمیت نامه، عنوان نامه، تاریخ ایجاد، شماره نامه، شماره دبیرخانه (اندیکاتور)، رونوشت ها و …
  • ثبت پیوست های یک نامه اعم از : عطف و پیرو همراه با تاریخ و همچنین پیوست انواع فایل به آن ها
  • انجام عملیات بایگانی نامه ها
  • اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند : انواع نامه ها، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و …)، درجه اهمیت نامه ( معمولی، فوری و …) و بسیاری موارد دیگر
  • ثبت و ذخیره دریافت کنندگان نامه با قابلیت ارجاع نامه به کاربران دیگر
  • قابلیت ارتباط نامه به نامه های دیگر
  • نمایش اطلاعات نامه براساس داخلی، صادره ، وارده و … با تعیین تعداد نامه های قابل نمایش در یک فرم
  • امکان چاپ و تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها
  • امکان مشاهده روند گردش نامه ها
  • جستجوی سریع نامه ها براساس : عنوان، سازمان، تاریخ ایجاد، شماره دبیرخانه (اندیکاتور)، تاریخ نامه و یا حتی بر اساس ارجاعات آنی
  • امکان تعریف و ذخیره الگو با قالب های متنوع
  • امکان نگارش نامه با ابزار مناسب نگارشی به صورت کاملا حرفه ای در سیستم.
  • گزارش از مکاتبات وارده، صادره، داخلی و تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی
  • امکان گزارش گیری پویا براساس محدوده تاریخ ایجاد، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، عنوان نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و …
  • امکان Scan تصاویر و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم با قابلیت خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی

 

مدیریت دبیرخانه منطق

  • امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم (تحت شبکه LAN)
  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق برای هر یک از آنها
  • تعریف پیشوند و پسوند شماره برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های هر دبیرخانه
  • امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
  • امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار و تنظیم رنگ دلخواه برای نامه های بایگانی و ارجاع شده
  • تهیه نسخه پشتیبان (Backup ) با امکان بازگردانی