لزوم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در دنیای امروز چیست؟ 

با توجه به این که حجم مکاتبات اداری، گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری در دنیای امروز بسیار بالا است، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود.

تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای کارها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری سازمان گردد.

 

نرم افزار اتوماسیون چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه یکپارچه نمودن تمامی اطلاعات، آمارها، گردش نامه ها، مکاتبات و نیز دستورالعمل ها را در یک سازمان ایفا می نماید. بدین ترتیب سیستمی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.

 

تأثیرات و مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری :

  • حذف نمودن دورکاری از امور بایگانی و دفتری در بستر امن نرم افزاری و شبکه
  • امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر : ایمیل، فکس و پیام کوتاه
  • عدم نیاز به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم
  • رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
  • از بین نرفتن اسناد و مدارک در حوادث غیر مترفبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و …
  • افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری
  • استفاده از کارتابل روزانه، هفتگی، ماهیانه و الکترونیکی پرسنل برای اعمال کنترل بهتر بر عملکرد آن ها
  • پیگیری و گزارش گیری سریع و به موقع مراجعه کنندگان
  • ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  • اطلاع رسانی سریع به اعضا
  • ارائه گزارش روزانه از فعالیت سازمانی به مدیران ارشد
  • در نظر گرفتن سادگی و سهولت استفاده از اتوماسیون برای کارمندان و مدیران

 

مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان ها چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است :

  • به هدر رفتن نیروی انسانی بسیار زیاد برای نگهداری و انجام سیستم دستی
  • ثبت مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه­ ها بین واحد های مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس
  • تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران
  • امضا، ثبت و خروج نامه زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف
  • امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها
  • استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی
  • اختصاص فضای زیادی برای نگهداری فیزیکی نامه، مکاتبات و پرونده ها
  • طولانی شدن فرآیند جستجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها
  • هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آن ها
  • هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود
  • امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آن ها عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل عدم امکان گزارش­گیری از فعالیت­های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل

با مجهز شدن اتحادیه های صنفی به رایانه و نیاز آنها به یک برنامه مدون برآن شدیم تا نرم افزاری را طراحی کنیم که تمام نیاز های اتحادیه ها و اتاق های اصناف، اعم از مدیریت اعضا، مکاتبات اداری، حسابداری، گزارش گیری های مدیریتی و غیره را برآورده کند. ما این افتخار را داریم که این مهم را به عنوان خدمتی کوچک به جامعه ی اصناف و اتحادیه های تعاونی کشور ارائه نماییم.

نرم افزار جامع اتحادیه صنفی با توجه به گستردگی کار اتحادیه ها، بصورت متمرکز و جامع طراحی و تولید گردیده است تا بتواند کلیه نیازهای اساسی یک اتحادیه را بصورت جامع و کامل پوشش دهد و اتحادیه را از داشتن چندین نرم افزار همانند نرم افزار مالی، اتوماسیون، پیام کوتاه، عضویت اعضا، کارت پرسنلی و … بی نیاز سازد.

همچنین این نرم افزار می تواند با ارائه گزارشات مدیریتی از عملکرد اتحادیه (مالی، وضعیت رسیدگی به متقاضیان پرونده های شناسایی شده، پرونده های در حال انقضا، تقاضاهای منقضی شده و در حال انقضا، تعداد پرونده های بدون پروانه کسب، مطالبات اعضاء بدهکار و …) در بازه زمانی مشخص و همچنین ارسال آمار عملکرد اتحادیه به صورت روزانه و ماهانه از طریق سامانه پیامکی برروی تلفن همراه رییس اتحادیه و کاربران مجاز جهت اتخاذ تصمیمات و مدیریت آن اتحادیه نقش مؤثری را ایفا نماید.

لازم به ذکر است این نرم افزار در سطح اتاق اصناف و اتحادیه های صنفی نصب و اجرا گردیده است و نتایج بسیار مؤثری در عملکرد اتحادیه در کوتاه ترین زمان داشته است.

با تعریف کاربران و تنظیم سطوح دسترسی هریک از آن ها، می توان در این نرم افزار از نابودی اطلاعات جلوگیری کرده و همچنین به گزارشات دقیقی از عملکرد هر کاربر  با جزئیات کامل دسترسی پیدا کرد.

 

سیستم جامع اتحادیه تمامی نیازهای اتحادیه ها و اتاق اصناف اعم از :

مکاتبات اداری ( دبیرخانه )، حسابداری، حقوق و دستمزد، اموال و دارایی، گزارشگیری های مدیریتی و صدها مورد دیگر که مورد نیاز اتحادیه می باشد، را برآورده نموده است.

  • کنترل دقیق مکاتبات دبیرخانه برای نامه های داخلی و خارجی
  • ثبت و کنترل  پرونده های اعضا، یادآوری نواقصی پرونده و گزارشگیری و گزارش سازی از پرونده ها
  • تحلیل و مستند سازی دقیق اطلاعات و نیازهای اتحادیه های صنفی
  • فعال سازی تمامی بخشهای داخلی اتحادیه
  • پاسخگویی سریع و بدون وقفه به خواسته های اطلاعاتی و آماری مجمع امور صنفی، سازمان صنعت و معدن و تجارت، اداره اماکن و…
  • ارائه گزارش روزانه از فعالیت سازمانی به مدیران ارشد
  • یکپارچگی پرونده های اعضای اتحادیه با بخش دبیرخانه برای ارسال و دریافت  نامه ها از ارگان های مختلف، تعیین شماره اندیکاتور و ثبت در پرونده صنفی اعضا
  • یکپارچگی بخش اعضا با حسابداری برای تعیین بدهکاری و بستانکاری اعضا و گزارشات مربوط به مطالبات
  • ثبت اموال و دارایی و محاسبه خودکار استهلاک با روش های مختلف
  • محاسبه مدل های مختلف حقوق و دستمزد، اضافات، کسورات و محاسبات مختلف بیمه
  • ثبت جلسات و یادآوری در زمان های مقرر

و هزاران امکانات پیشرفته و گزارشات متنوع

 

برخی امکانات سیستم های مختلف اتحادیه به شرح زیر می باشد :

مدیریت پرونده ها 

اتوماسیون بازرسی            

سامانه پیامکی            

امنیت اطلاعات اتوماسیون اداری

سیستم ثبت شکایات 

حسابداری

دبیرخانه

اموال و دارایی

حقوق و دستمزد 

کاربران با داشتن کارتابل، می توانند کارهای روزانه خود را مدیریت نمایند.

 

امکانات :

  • امکان مدیریت وظایف، قرار ملاقات ها، یادداشت ها، تماس ها، جلسات ، پیگیری و … در یک پنجره
  • امکان ارجاع دادن کارهای روزانه به مدیر و یا کاربران دیگر

امروزه انواع مختلفی از سیستم های اطلاعاتی مدیریتی، جهت نیل به اهداف گوناگون _از قبیل: تسهیل ارتباطات، تسریع و تسهیل روند گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش گیری های مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرم افزارهای رایانه ای، تصمیم گیری های دوره ای یا کلان و …_ مورد استفاده قرار میگیرند.

از مهم ترین اهداف طراحی نرم افزار، حرکت به سمت دولت الکترونیک در حوزه اصناف می باشد.

گردآوری صحیح اطلاعات و از آن مهم تر طبقه بندی اصولی و سیستمی آن ها، علاوه بر اینکه ذخیره سازی ماندگار و اصولی داده ها را ممکن می سازد؛ روند گزارش گیری در کوتاه ترین زمان را نیز تسریع بخشیده و به راحتی می توان آن ها را در اختیار مدیران، کارشناسان و کارکنان قرار داد.

مکانیزه کردن مراحل صدور پروانه کسب و در نتیجه بالارفتن دقت سیستم، منجر به کم شدن تعداد دفعات مراجعه افراد به اتحادیه و در نتیجه خروجی بهتر و مناسب تر از اتحادیه می شود.

اشتراک گذاری اسناد، جستجو و طبقه بندی آن ها و … به صورت الکترونیکی ضمن ساده سازی دسترسی به آنها و کاهش خطر نابودی این اسناد ، هزینه های مربوط به تهیه نسخه های کاغذی و نگه داری در چند فضا را نیز کاهش می دهد.

امروزه با توجه به افزایش هزینه های جاری و نیروی انسانی اتحادیه ها، این نرم افزار می تواند پس از راه اندازی و استقرار در محل، تأثیر بسزایی در کاهش هزینه های اتحادیه داشته باشد.

 

از جمله امکانات و قابلیت های دبیرخانه به شرح زیر است :

  • تعریف سازمان
  • تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از : اشخاص، واحد ها (شرکت ها، ادارات) و …
  • امکان ثبت نامه و پاسخ دهی با همان شماره دبیرخانه (اندیکاتور)
  • ثبت کلیه مشخصات نامه های داخلی، وارده و صادره اعم از : نوع نامه، طبقه بندی نامه، نحوه دریافت نامه، درجه اهمیت نامه، عنوان نامه، تاریخ ایجاد، شماره نامه، شماره دبیرخانه (اندیکاتور)، رونوشت ها و …
  • ثبت پیوست های یک نامه اعم از : عطف و پیرو همراه با تاریخ و همچنین پیوست انواع فایل به آن ها
  • انجام عملیات بایگانی نامه ها
  • اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند : انواع نامه ها، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و …)، درجه اهمیت نامه ( معمولی، فوری و …) و بسیاری موارد دیگر
  • ثبت و ذخیره دریافت کنندگان نامه با قابلیت ارجاع نامه به کاربران دیگر
  • قابلیت ارتباط نامه به نامه های دیگر
  • نمایش اطلاعات نامه براساس داخلی، صادره ، وارده و … با تعیین تعداد نامه های قابل نمایش در یک فرم
  • امکان چاپ و تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها
  • امکان مشاهده روند گردش نامه ها
  • جستجوی سریع نامه ها براساس : عنوان، سازمان، تاریخ ایجاد، شماره دبیرخانه (اندیکاتور)، تاریخ نامه و یا حتی بر اساس ارجاعات آنی
  • امکان تعریف و ذخیره الگو با قالب های متنوع
  • امکان نگارش نامه با ابزار مناسب نگارشی به صورت کاملا حرفه ای در سیستم.
  • گزارش از مکاتبات وارده، صادره، داخلی و تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی
  • امکان گزارش گیری پویا براساس محدوده تاریخ ایجاد، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، عنوان نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و …
  • امکان Scan تصاویر و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم با قابلیت خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی

 

مدیریت دبیرخانه منطق

  • امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم (تحت شبکه LAN)
  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق برای هر یک از آنها
  • تعریف پیشوند و پسوند شماره برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های هر دبیرخانه
  • امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
  • امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار و تنظیم رنگ دلخواه برای نامه های بایگانی و ارجاع شده
  • تهیه نسخه پشتیبان (Backup ) با امکان بازگردانی

 

نرم افزار اتوماسیون اداری منطق، کنترل و ارجاع تمام مراحل بازرسی، از زمان درخواست یا شناسایی عضو تا مرحله تکمیل را با درنظر گرفتن شرایط خاص در هر اتحادیه و متناسب با نوع تقاضا را بعهده می گیرد. این روند شامل انجام کار توسط بازرسان یا کارمندان مختلف در بخشهای متفاوت اعم از پذیرش , اجرایی و بازرسی می شود.

در قسمت بازرسی تمامی مشخصات فردی و ملکی متقاضی قابل ثبت و بایگانی است. همچنین امکان بایگانی بازرسی های دوره های مختلف زمانی مربوط به هر پرونده قابل جستجو و پردازش میباشد.

متناسب با هر اتحادیه، تمامی ابزار و ضوابط خاص مربوط به رسته انتخابی، مشخص شده و در بازرسی نیز بطور هوشمند تعیین و تشخیص داده می شود.