لزوم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در دنیای امروز چیست؟ 

با توجه به این که حجم مکاتبات اداری، گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری در دنیای امروز بسیار بالا است، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود.

تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای کارها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری سازمان گردد.

 

نرم افزار اتوماسیون چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه یکپارچه نمودن تمامی اطلاعات، آمارها، گردش نامه ها، مکاتبات و نیز دستورالعمل ها را در یک سازمان ایفا می نماید. بدین ترتیب سیستمی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.

 

تأثیرات و مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری :

  • حذف نمودن دورکاری از امور بایگانی و دفتری در بستر امن نرم افزاری و شبکه
  • امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر : ایمیل، فکس و پیام کوتاه
  • عدم نیاز به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم
  • رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
  • از بین نرفتن اسناد و مدارک در حوادث غیر مترفبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و …
  • افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری
  • استفاده از کارتابل روزانه، هفتگی، ماهیانه و الکترونیکی پرسنل برای اعمال کنترل بهتر بر عملکرد آن ها
  • پیگیری و گزارش گیری سریع و به موقع مراجعه کنندگان
  • ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  • اطلاع رسانی سریع به اعضا
  • ارائه گزارش روزانه از فعالیت سازمانی به مدیران ارشد
  • در نظر گرفتن سادگی و سهولت استفاده از اتوماسیون برای کارمندان و مدیران

 

مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان ها چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است :

  • به هدر رفتن نیروی انسانی بسیار زیاد برای نگهداری و انجام سیستم دستی
  • ثبت مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه­ ها بین واحد های مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس
  • تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران
  • امضا، ثبت و خروج نامه زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف
  • امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها
  • استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی
  • اختصاص فضای زیادی برای نگهداری فیزیکی نامه، مکاتبات و پرونده ها
  • طولانی شدن فرآیند جستجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها
  • هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آن ها
  • هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود
  • امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آن ها عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل عدم امکان گزارش­گیری از فعالیت­های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل

محصولات مرتبط